Jedes Projekt hat zum Zeitpunkt seines Vertragsschlusses einen erwarteten Gewinn, der im Rahmen der Budgetierung aus geschätzten Einnahmen und Ausgaben ermittelt wird. Ändern sich diese Größen zum Beispiel durch Hinzufügen weiterer Ressourcen, verändern sich auch die Projektmargen. Eine nützliche Kennzahl zur Analyse dieser Problematik ist der sogenannte CCI oder Contract Controllable Income. Er gilt als bestes Maß für die Kontrolle des Projektbudgets und damit für die Performance eines Projekts.

Wie wird der CCI berechnet?

Im Grunde ist der CCI nur eine schicke Umschreibung für Gewinnspannen – er gibt die geschätzte Rentabilität Ihres Projekts an. Dazu verwendet er die erzielten Einnahmen (Abrechnung Ihrer Zeit und Ihres Aufwands) und stellt sie den kontrollierbaren Kosten für die Erbringung der Dienstleistung gegenüber:

Kontrollierbarer Gewinn (CCI) = Einnahmen – kontrollierbare Kosten

Ausschlaggebend ist dabei die Unterscheidung zwischen kontrollierbaren und unkontrollierbaren Kosten. Da der CCI auf Vertrags- bzw. Projektebene ermittelt wird, dürfen Sie nur solche Kosten berücksichtigen, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen und Ihrer Kontrolle unterliegen. Dazu zählen zum Beispiel Projektverzögerungen, die dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden, oder die Zuhilfenahme externer Dienstleister. Charakteristisch für diese Kosten ist, dass sie relativ kurzfristig auf der Grundlage geschäftlicher Entscheidungen verändert werden können.

Unkontrollierbare Kosten hingegen sind in der Regel Ausgaben auf Unternehmensebene, wie beispielsweise Abschreibungen, Mieten oder bestimmte Investitionen, auf die das Projektmanagement keinen direkten Einfluss hat. Diese Gemeinkosten sind deshalb auch nicht Bestandteil des CCI.

Inwiefern hilft der CCI beim Projektcontrolling?

Budgetüberschreitungen sind der klassische Erfolgskiller eines Projekts. Selbst bei guter Budgetplanung ergeben sich immer wieder Stolperfallen und unvorhergesehene Schwierigkeiten, die die Kosten in Windeseile aus dem Ruder laufen lassen. Was soll der CCI in diesem Fall ausrichten?

Die Kenntnis über den kontrollierbaren Gewinn Ihres Projekts kann Kostenschwankungen nicht verhindern, doch können Sie schneller und gezielter darauf reagieren. Betrachten Sie den CCI dabei als Zielprozentsatz oder Zielmarge, die in jedem Fall eingehalten werden muss. Ein Beispiel: Sie haben ein Projekt mit einem festgelegten CCI von 45-55 %. Bei einem Umsatz von 100k dürfen die Kosten maximal 55k betragen, um das Projekt rentabel abzuschließen. Im Verlauf des Projekts müssen Sie einige zusätzliche Ausgaben tätigen, die den CCI auf nurmehr 40 % reduzieren. Um die Projektleistung zu steigern, können Sie nun entweder die Einnahmen erhöhen oder versuchen, andere Ausgaben zu verringern – oder beides.

Im Projektcontrolling erfüllt der CCI verschiedene Aufgaben:

• Er liefert konkrete Zahlen zum geschätzten Gewinn des Projekts.
• Er vereinfacht die Kontrolle der Projekteinnahmen und -ausgaben.
• Er gibt Auskunft über die Rentabilität bzw. Performance eines Projekts.
• Er dient als hilfreiche Orientierung bei Projektanpassungen.

Die Komplexität der Projekte spielt hierfür keine Rolle. Ganz im Gegenteil kann der CCI gerade bei umfangreichen Projekten besonders nützlich sein: Erstens, da er deren Leistung auf eine auswertbare Zahl herunterbricht, und zweitens, da er (wie sein Name impliziert) auf Vertragsebene zum Einsatz kommt, wodurch er auch für Teilverträge bzw. Teilprojekte genutzt werden kann. Denken Sie aber auch in diesem Fall daran, dass immer nur diejenigen Kosten einkalkuliert werden dürfen, die innerhalb der jeweiligen Projektphase kontrollierbar und somit änderbar sind.  

Zusammenfassung

Der Contract Controllable Income oder kurz CCI ist ein wichtiger Indikator für die Rentabilität eines Projekts. Er berechnet sich aus der Subtraktion der Projekteinnahmen und Projektausgaben, wobei letztere kontrollierbar sein müssen. Der CCI wird immer auf Vertragsebene ermittelt und bezieht sich daher auf ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Projektphase. Für das Projektcontrolling ist er deshalb so wertvoll, weil er die Kontrolle des Budgets vereinfacht, effektiv vor Kostenüberschreitungen schützt und die Marge des Projekts sichert. Keine andere Zahl zeigt so schonungslos auf, wie es um den Ertrag und den Erfolg Ihrer Projekte steht – nutzen Sie das auch!